Jak odliczyć składkę zdrowotną i społeczną? Składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne

Składka zdrowotna i społeczna w rozliczeniu PIT 2025 / 2025. Co można i jak odliczyć w swojej deklaracji podatkowej.

Zrozumienie zawiłości systemu podatkowego to fundament stabilności finansowej każdego, kto prowadzi firmę, jednoosobową działalność gospodarczą, lub rozlicza się samodzielnie.

Wraz z wejściem w nowy rok podatkowy, wielu podatników staje przed dylematem: w jaki sposób poprawnie odliczyć koszty poniesione na rzecz ZUS z tytułu działalności gospodarczej, aby finalnie zapłacić możliwie najniższą daninę na rzecz państwa?

Temat ten jest kluczowy w kontekście przygotowań do złożenia PIT za 2025, ponieważ przepisy regulujące to,  jak traktowana jest ulga z tytułu składek zdrowotnych oraz społecznych, są ściśle skorelowane z wybraną formą opodatkowania. 

Lektura poniższej treści pozwoli Ci upewnić się, że Twoje rozliczenia są optymalne, a Ty w pełni wykorzystujesz potencjał, jaki daje odliczenie składek społecznych oraz specyficzne, często limitowane zasady dotyczące składek na ubezpieczenie zdrowotne. Dowiesz się, kiedy składka realnie pomniejsza przychód, kiedy wpływa na dochód, a w jakich sytuacjach jest podatkowo neutralna. Poznasz zasady obowiązujące osoby fizyczne prowadzące działalność i dowiesz się, jak dokumentować wydatki, aby uniknąć nieprzyjemności ze strony organów skarbowych.

Odliczenie składek - najczęściej zadawane pytania 

Czy każdy przedsiębiorca może odliczyć składki i zapłacić niższy podatek 2025 / 2026?

W polskim systemie fiskalnym właściciel firmy jest zobligowany do regularnego opłacania składek do ZUS. Niemniej jednak, nie każda kwota przelana na konto urzędu automatycznie obniża podatek dochodowy.

Fundamentalną kwestią jest tutaj forma opodatkowania wybrana przez podatnika. Złota zasada księgowości podatkowej mówi, że aby odliczyć jakikolwiek wydatek, musi on zostać faktycznie poniesiony – czyli trzeba go zapłacić w terminie lub przed złożeniem zeznania rocznego. W roku 2026 przepisy nadal mocno różnicują sytuację osób na ryczałcie, skali podatkowej oraz podatku liniowym.

Każda składka wpłacona na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) jest co do zasady odliczana od dochodu (lub przychodu w ryczałcie). Sytuacja staje się bardziej złożona, gdy analizujemy ubezpieczenie zdrowotne. Reformy ostatnich lat sprawiły, że ten rodzaj daniny przestał być w większości przypadków odliczany bezpośrednio od podatku. Obecnie, w zależności od modelu biznesowego, może on być odliczony lub zaliczony do kosztów, ale często tylko do sztywnych limitów. Zrozumienie tych niuansów jest niezbędne, by precyzyjnie oszacować, ile wyniesie podatek należny skarbowi państwa.

Należy również pamiętać, że w systemie ubezpieczeń funkcjonują ulgi, takie jak "Ulga na Start" czy "Mały ZUS Plus". Jeśli podatnik z nich korzysta, wysokość jego składek ZUS jest niższa, co wprost proporcjonalnie przekłada się na mniejszą kwotę możliwą do odliczenia. Niezależnie jednak od nominału, każda prawidłowo zaksięgowana i opłacona składka społeczna stanowi istotny element optymalizacji obciążeń. Pamiętajmy, że odliczenia zapłaconej społecznej to prawo podatnika, z którego warto korzystać świadomie, aby na koniec roku zapłacić tylko niezbędne minimum.

Jakie ubezpieczenia społeczne podlegają odliczeniu od dochodu i jak wpływają na rozliczenia?

Ubezpieczenia społeczne stanowią nie tylko zabezpieczenie emerytalne, ale są także ważną pozycją kosztową. Do tej kategorii zaliczamy ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe. Z perspektywy fiskalnej, składka na te cele jest traktowana priorytetowo.

Podatnik ma pełne prawo pomniejszyć swój dochód (przy zasadach ogólnych i podatku liniowym) lub przychód (przy ryczałcie) o zapłacone składki. Warunkiem koniecznym jest to, aby te same kwoty nie zostały wcześniej zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jest to wybór rozłączny – albo koszt w księdze, albo odliczenie w zeznaniu.

W praktyce odpisy składkowe na ubezpieczenia społeczne przez podatników realizowane jest zazwyczaj na etapie wyliczania miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek. Kluczowe jest rozróżnienie składek społecznych od tych na zdrowie. Te pierwsze pomniejszają podstawę opodatkowania w pełnej wysokości faktycznie zapłaconej kwoty. Oznacza to, że jeśli Twoja działalność wygenerowała pokaźny przychód, terminowo uregulowane ubezpieczenia społeczne znacząco go zredukują, co w konsekwencji zmniejszy podatek do zapłaty. Należy jednak wystrzegać się odliczania składek sfinansowanych przez inne podmioty lub zwróconych.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na daty. Tylko zapłacone składki podlegają odliczeniu w danym roku podatkowym. Jeśli spóźnisz się z płatnością za grudzień i uregulujesz ją w styczniu, odliczyć te środki będziesz mógł dopiero w rozliczeniu za kolejny rok. ZUS i organy skarbowe rygorystycznie podchodzą do momentu ujęcia wydatku. Planując rozliczenia, warto zweryfikować historię przelewów. Prawidłowe zakwalifikowanie składek społecznych to pierwszy krok do obniżenia zobowiązania, jakim jest podatek dochodowy. Warto dodać, że odpis składek społecznych dotyczy także osób współpracujących, o ile to przedsiębiorca pokrywa te koszty.

Odliczenie składek a formy opodatkowania 

W jaki sposób ryczałt od przychodów ewidencjonowanych zmienia zasady odpisu składki zdrowotnej?

Ryczałt to forma opodatkowania, w której podatek płaci się od przychodu, bez uwzględniania kosztów jego uzyskania. Ma to swoje specyficzne konsekwencje. Jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem opodatkowanym w formie ryczałtu, zasady dotyczące składek ZUS (społecznych) pozostają standardowe – pomniejszają one przychód. Zmiana dotyczy jednak traktowania opłat na ubezpieczenie zdrowotne. Ustawodawca przewidział dla ryczałtowców możliwość odliczenia od przychodu 50% zapłaconych składek. Jest to istotna preferencja, realnie obniżająca podatek.

Należy podkreślić, że odliczeniu podlega dokładnie połowa zapłaconej kwoty, a nie cała składka. Podatnik musi precyzyjnie obliczyć kwotę zapłaconej kwoty na ubezpieczenia zdrowotne, a następnie 50% tej wartości odjąć od osiągniętego przychodu. Dzięki temu podstawa opodatkowania ulega obniżeniu. Jest to mechanizm odmienny od tego przy podatku liniowym. Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem, musi pamiętać, że wysokość składki jest zryczałtowana i zależy od rocznego przychodu (trzy progi), co może wpływać na zmienną wysokość odliczeń w trakcie roku.

Ponieważ ryczałt wyklucza odliczanie kosztów, ten mechanizm jest jedynym sposobem na obniżenie daniny z tytułu wydatków na zdrowie. W zeznaniu PIT-28 wykazuje się osobno składki społeczne (odliczane w 100%) oraz składki zdrowotne zapłacone w roku podatkowym (odliczane w 50%). Pomyłka w kwalifikacji tych kwot grozi korektą.

Podatek liniowy a podatkowy limit odpisu składki zdrowotnej ZUS – co warto wiedzieć?

Decydując się na podatek liniowy (stała stawka 19%), przedsiębiorca zyskuje elastyczność w zakresie rozliczania obciążeń zdrowotnych. W tym modelu składka na ubezpieczenie zdrowotne może zostać rozliczona dwojako: poprzez zaliczenie jej do kosztów uzyskania przychodów lub poprzez bezpośrednie odliczenie. Istnieje jednak roczny limit kwotowy, waloryzowany co roku. W roku 2026 należy sprawdzić aktualne obwieszczenie Ministerstwa Finansów, gdyż przekroczenie limitu uniemożliwia dalsze odliczenia. 

Wybór metody – koszt czy odliczenie – ma znaczenie matematyczne. Zaliczenie składki w zeznaniu do kosztów obniża podstawę opodatkowania, co przy 19% podatku generuje oszczędność. Co więcej, zaliczenie w koszty wpływa na wysokość dochodu, który jest podstawą wyliczenia samej składki zdrowotnej (wynoszącej 4,9% na liniówce). Jeśli podatnik wybierze odliczenia składkowe, robi to w zeznaniu PIT-36L. Ważne, aby suma odpisu nie przekroczyła ustawowego limitu.

Warto zauważyć, że opodatkować dochód liniowo opłaca się zazwyczaj przy wyższych wynikach finansowych. Wówczas opcja odliczenia (nawet limitowanego) tej składki jest dodatkowym atutem. Należy pamiętać, że składka należna na zdrowie jest niepodzielna i miesięczna. Rozliczenia muszą być dokładne. Każda wpłata ponad limit nie przynosi już korzyści podatkowej. Prowadząc księgowość na podatku liniowym, trzeba monitorować sumę wpłaconych składek, aby optymalnie wykorzystać limit i poprawnie zapłacić należny podatek.

Czy podatnik rozliczający się na zasadach ogólnych może odpisać składki na ubezpieczenie zdrowotne?

Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12% i 32%) są w najtrudniejszej sytuacji pod kątem ulg zdrowotnych. W tym modelu, zgodnie z obowiązującymi przepisami, składka zdrowotna wynosi 9% i jest całkowicie nieodliczalna. Nie można jej odliczyć od podatku, od dochodu, ani nawet zaliczyć do kosztów. Oznacza to, że w tym przypadku wydatek ten jest neutralny podatkowo – stanowi obciążenie, którego nie można wykorzystać do obniżenia daniny publicznej.

Jedynym elementem, który można odliczyć przy skali podatkowej, są zapłacone składki społeczne z tytułu np. emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe. Te, podobnie jak w innych formach, pomniejszają dochód przed opodatkowaniem. Taka konstrukcja sprawia, że dla przedsiębiorców o wysokich obrotach skala podatkowa bywa mniej atrakcyjna z uwagi na efektywne obciążenie. Z drugiej strony, podatnik na skali korzysta z kwoty wolnej od podatku (30 tys. zł).

W zeznaniu PIT-36 za 2025 r, wyłącznemu odliczeniu podlegają składki społeczne. Wszelkie próby odpisu ubezpieczenia zdrowotnego zostaną zakwestionowane przez ZUS lub urząd skarbowy. Dlatego przed wyborem formy opodatkowania warto przeliczyć prognozowane zyski, pamiętając, że podatek dochodowy na skali nie zostanie pomniejszony o te konkretne wydatki na zdrowie.

Składka zdrowotna i społeczna w rozliczeniu PIT

Kiedy składki na własne ubezpieczenia społeczne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Alternatywą dla odpisu składek od dochodu jest zaliczenie ich bezpośrednio do kosztów firmowych. Przedsiębiorca ma wybór: albo odlicza składki w zeznaniu (lub przy zaliczkach), albo księguje je jako koszt w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR). Wynik finansowy jest zazwyczaj zbliżony, gdyż w obu wariantach zmniejsza się podstawa opodatkowania i podatek. Jednak zaliczenie do kosztów może być korzystniejsze w przypadku straty. Wtedy składka powiększa stratę podatkową, którą można rozliczyć w następnych latach (do 5 lat).

Decyzja o zaliczeniu składek społecznych do kosztów wpływa również na wyliczenie podstawy wymiaru składki zdrowotnej (przy podatku liniowym i skali), gdyż dochód będący tą podstawą jest pomniejszany o koszty. Należy jednak pamiętać, że raz przyjętą metodę warto stosować konsekwentnie w danym roku. Składek tych nie można odliczyć podwójnie – nie mogą być jednocześnie kosztem i przedmiotem odliczenia.

Zasada ta dotyczy składki na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy oraz osób współpracujących. Jeśli podatnik zatrudnia pracowników, składki w części finansowanej przez płatnika są obligatoryjnie kosztem uzyskania przychodu. Pamiętajmy, że łączna wysokość składek zaliczonych do kosztów musi wynikać z dowodów zapłaty. Nieuregulowany ZUS-y nie mogą być kosztem ani odliczeniem. W księgowości decyduje metoda kasowa – data przelewu determinuje moment ujęcia wydatku w rozliczenia.

Jak prawidłowo udokumentować kwotę wydatków z tytułu składek w przypadku kontroli?

Dla celów dowodowych, samo zadeklarowanie kwot w PIT nie wystarczy. Podatnik musi posiadać dokumenty potwierdzające zapłatę przez ciebie składek. Najlepszym dowodem jest wyciąg bankowy z przelewem na indywidualny rachunek składkowy w ZUS. Musi on jednoznacznie wskazywać datę operacji, gdyż to ona decyduje, do którego roku podatkowego przypisać odliczenie. Przelew za grudzień 2025 wykonany w styczniu 2026 sprawia, że składka ta będzie kosztem lub odliczeniem dopiero w roku 2027.

W niektórych sytuacjach urząd skarbowy może poprosić o dodatkowe potwierdzenie, np. zaświadczenie z ZUS o wysokości wpłaconych składek. Dokument ten precyzyjnie rozbija wpłaty na poszczególne fundusze: społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy. Jest to pomocne, gdy dokonujemy wpłaty zbiorczej i musimy wyodrębnić składniki, aby poprawnie opodatkować dochód. Pamiętajmy, że odliczenia zapłaconej składki zdrowotnej (gdzie dozwolone) wymagają dokładnego wyodrębnienia tej części.

Dokumentacja jest kluczowa także w przypadku składek zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Muszą być one zaksięgowane w KPiR pod datą zapłaty. Błędy w dokumentacji lub brak potwierdzeń mogą skutkować korektą zeznania i dopłatą podatku z odsetkami. Dlatego przedsiębiorca powinien archiwizować dowody wpłat przez 5 lat. 

Jak opodatkować i rozliczyć składki zagraniczne i czy można je odliczyć od dochodu w Polsce?

Jeśli podatnik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu w innym kraju UE/EOG lub Szwajcarii, może mieć prawo do odliczenia składki zagraniczne w polskim PIT. Warunkiem jest, by składki te nie zostały odliczone od dochodu w kraju, w którym były opłacone. Polski system pozwala odliczyć takie składki od polskiego dochodu, o ile ich podstawa prawna odpowiada polskim odpowiednikom.

Kluczowe jest ustalenie, czy zagraniczne świadczenie odpowiada polskiej definicji. Składki na własne ubezpieczenia zapłacone za granicą można odliczyć, jeśli dotyczą systemów określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. W przypadku zdrowia, musi to być składka na podstawie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Jeśli zagraniczna składka jest dobrowolna lub komercyjna, zazwyczaj nie podlega odliczeniu w Polsce. Ustawodawca precyzuje, że chodzi o systemy opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Aby odliczyć składki zagraniczne, należy przeliczyć je na złotówki według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego zapłatę. Podatnik musi posiadać dowody wpłaty. Przepisy te są skomplikowane, więc warto skonsultować się z ekspertem. Należy pamiętać, że odliczenia składkowe przez podatników za granicą stosuje się odpowiednio do przepisów krajowych – nie można odliczyć więcej niż faktycznie się zapłaciło, a podatek w Polsce może zostać zredukowany dzięki tym odliczeniom, jeśli dochód jest tu opodatkowany.

O czym pamiętać przy rozliczeniu rocznym PIT, aby poprawnie odliczyć składki ZUS?

Przed złożeniem PIT za 2025, należy zebrać dane o wpłatach do ZUS. W zeznaniu (PIT-36, PIT-36L, PIT-28) są dedykowane pola na wpisanie sumy zapłaconych składek. Ważne, aby wpisać tam tylko składki społeczne (bez zdrowotnej w polach dla społecznych!) zapłacone w roku podatkowym. Jeśli składka za grudzień 2024 wpłynęła w grudniu 2024, wchodzi do PIT 2024. Jeśli w styczniu 2025 – do PIT 2025. Zasada kasowa jest nienaruszalna. Podatnik często o tym zapomina, co rodzi błędy.

Warto zweryfikować zbieg tytułów. Czasami są opłacane z kilku źródeł (etat i firma). Odliczyć można tylko te składki, które sfinansował sam podatnik i które nie zostały zwrócone. Obecnie każdy rozlicza swoje składki indywidualnie. Należy też pamiętać o wpłatach z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej w formie ryczałtu lub liniowej - wymagają precyzyjnego przypisania składek.

Szczególną uwagę muszą zachować ryczałtowcy. Forma ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wymaga wykazania przychodu pomniejszonego o składki społeczne, a następnie odliczenia części składki zdrowotnej. Pomyłka w kolejności działań zafałszuje wynik. Liniowcy z kolei muszą pilnować limitu zdrowotnego. 

Co grozi za błędne odliczenia składki zdrowotnej lub składek społecznych?

Urząd Skarbowy może weryfikować zeznania przez 5 lat. Jeśli kontrola wykaże, że podatnik niesłusznie odliczył składki ZUS, konsekwencje są bolesne. Zakwestionowana kwota powiększy dochód (lub przychód), co zwiększy należny podatek dochodowy. Do zaległości zostaną doliczone odsetki za zwłokę. W razie dużych nieprawidłowości, grozi mandat karny skarbowy.

Najczęstsze błędy to odliczanie składki zdrowotnej w 100% przez ryczałtowców (zamiast 50%) lub przez liniowców ponad limit, a także odliczanie składek niezapłaconych. Inny błąd to odpis składek już zaliczonych do kosztów. Takie dublowanie korzyści jest niedopuszczalne. Przedsiębiorca musi wiedzieć, że ubezpieczenia to wrażliwy punkt kontroli. Błędne zakwalifikowanie tytułu składek na ubezpieczenia (np. pracowników jako własne w sekcji odliczeń) to kolejna pułapka.

Warto pamiętać, że ulgi dotyczą składek obowiązkowych. Aby spać spokojnie, należy skrupulatnie sprawdzać każdą pozycję w PIT. Jeśli zapłacić trzeba korektę, lepiej zrobić to samemu przed kontrolą. Błędne odliczenia ZUS mogą zablokować wydanie zaświadczenia o niezaleganiu, co jest kluczowe w obrocie gospodarczym.

Podsumowanie: składki zdrowotne i składki na ubezpieczenie społeczne 

Oto kluczowe zasady dotyczące odliczania składek w 2026 roku, które pomogą Ci poprawnie rozliczyć PIT za rok 2025:

• Metoda kasowa: Możesz odliczyć tylko te składki na ubezpieczenia, które zostały faktycznie zapłacone w danym roku podatkowym.
• Ubezpieczenia społeczne: Składki te zawsze pomniejszają dochód (skala, liniowy) lub przychód (ryczałt), ewentualnie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
• Wybierając ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, odliczasz od przychodu 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Na podatku liniowym ta składka może być kosztem lub odliczeniem od dochodu, ale tylko do rocznego limitu.
• Skala podatkowa: Tutaj składka na ubezpieczenie zdrowotne jest nieodliczalna.
• Zakaz dublowania: Ta sama składka nie może być jednocześnie w kosztach i odliczona od dochodu.
• Dokumentacja: Przechowuj dowody potwierdzające zapłatę przez ciebie składek (np. zapłatę przez ciebie składek np przelewem bankowym).
• Zagranica: Składki zagraniczne (UE/EOG) można odliczyć, o ile są tożsame z polskimi i nieodliczone za granicą.

Poprawne rozliczenia to gwarancja spokoju i finansowej efektywności. Upewnij się, że Twoja księgowość uwzględnia te zasady, abyś mógł legalnie zapłacić niższy podatek dochodowy.

Aby dowiedzieć się więcej na temat rozliczeń PIT w 2026 roku przejdź tutaj: https://pomagam.pl/blog/ktory-pit-wypelnic-rodzaje-pitow 

Więcej na temat ważnych terminów podatkowych: https://pomagam.pl/blog/pit-2025-2026-wazne-terminy-podatkowe-i-termin-rozliczenia-pit-za-2025-rok 

Pozostałe ulgi podatkowe: https://pomagam.pl/blog/ulgi-podatkowe-i-odliczenia-i-zwolnienia-jak-odliczyc-w-pit-2025-2026 

Twój 1,5% ma znaczenie – wesprzyj Fundację Pomagam.pl w rozliczeniu PIT 2025 /2026

Pamiętaj, że masz realny wpływ na to, gdzie trafi część Twoich podatków. Przekazanie 1,5% podatku to gest, który nic Cię nie kosztuje – kwota ta jest odliczana od podatku należnego urzędowi skarbowemu, a nie z Twojej kieszeni. Jeśli nie wskażesz organizacji, pieniądze te trafią po prostu do budżetu państwa.

Warto wykorzystać tę szansę, by wesprzeć tych, którzy najbardziej tego potrzebują. Zachęcamy do przekazania 1,5% na Fundację Pomagam.pl. Misją Fundacji Pomagam.pl jest budowanie kultury pomagania w Polsce. Wierzymy, że siła społeczności potrafi odmienić czyjeś życie, aby dzięki takim osobom jak Ty nikt nie musiał mierzyć się z trudnościami samotnie.

Aby pomóc, wystarczy w odpowiedniej rubryce swojego zeznania podatkowego (PIT-37, PIT-36, PIT-36L czy PIT-28) wpisać numer KRS 0000 353 888. To zaledwie kilka sekund podczas wypełniania formularza, a będzie to Twój realny wkład w wielką zmianę. Przekaż swój 1,5% i buduj z nami lepszy świat, w którym nikt nie zostaje bez pomocy.

https://pomagam.pl/blog/jak-przekazac-1-5-podatku-dochodowego-na-rzecz-organizacj-opp-w-2026-roku

Przekaż 1,5% Fundacji Pomagam.pl

PRZEKAŻ 1,5%